Benefícios da utilização da tecnologia na área fiscal.
Na visão de Jerson Prochnow, CEO Systax, as áreas fiscais não apenas são responsáveis por rotinas complexas e muito dinâmicas, mas são também muito demandadas por diversas outras áreas das empresas: comercial, compras/suprimentos, planejamento, pricing, compliance etc. “A tecnologia correta pode ser uma ferramenta importante para apoiar o atendimento dessas demandas”.
Considere, por exemplo, um simples questionamento do tipo: Compramos o produto X de uma indústria em MG e agora surgiu outro possível fornecedor, um importador no ES. Há diferença de tributação para ajustarmos nosso cálculo de custo e decidir pela compra mais vantajosa?
Isso é corriqueiro, mas pode tomar até algumas horas de um analista ou consultor bem-preparado. A tecnologia certa pode não apenas apoiar pontualmente nesses estudos, mas pode ser inserida no processo para auxiliar em todas as transações, orientando a melhores escolhas e resultados, evitando inclusive o tempo de alguém formular o questionamento.
Os tributos incidentes nas transações podem ser influenciados por uma ampla gama de fatores, desde características secundárias das mercadorias (como o tamanho do pacote de açúcar, por exemplo) até variáveis da operação, destinação das mercadorias, Estados e até municípios envolvidos, além das características das empresas ou pessoas remetentes e destinatárias na operação. Segundo Prochnow tudo isso é dinâmico. “Temos cerca de 30 atos legais ou normativos alterando a tributação de mercadorias no Brasil, todo dia útil. Esse desafio de acompanhamento e atualização de sistemas e processos nas empresas pode, sim, ser fortemente apoiado pela tecnologia correta. Devido à complexidade tributária brasileira, é importante que as soluções de software combinem na medida certa a expertise tecnológica com a expertise fiscal”.
Especialmente no cenário brasileiro, os desafios que as empresas mais encontram nas áreas fiscais e que podem ser resolvidos com o uso da tecnologia se concentram na complexidade e no dinamismo das mudanças. O contexto tributário obriga as empresas a observarem milhões de regras, e essas regras mudam com alta frequência. Para Prochnow, isso impacta de maneira diferente os diversos segmentos econômicos, ou seja, alguns enfrentam maiores dificuldades. Há segmentos com um pouco de estabilidade, mas outros estão submetidos a mudanças constantes, principalmente as empresas que operam em vários Estados, cada qual com um diferente conjunto normativo.
Com a tecnologia certa, ele acredita que as empresas podem direcionar seus recursos mais relevantes – como a capacidade de seus técnicos – para tarefas mais nobres e estratégicas, deixando as tarefas mais mecânicas para a tecnologia, como, por exemplo, o acompanhamento das mudanças diárias na tributação de suas operações ou a revisão dos tributos nas notas fiscais de seus fornecedores.
Entre os benefícios que a empresa pode obter no curto, médio e longo prazo, Prochnow cita dois grandes grupos: o primeiro é o da eficiência operacional e maior racionalidade na aplicação dos recursos; e o segundo grupo é relativo à compliance, seja com a redução de riscos de sujeição a penalidades por tributações incorretas (inclusive dos fornecedores!), seja pela diminuição de situações de pagamentos indevidos. Não são raras as ocasiões em que vemos empresas recolhendo tributos a mais, em situações desnecessárias, apenas por equívocos ou desatualização de sistemas.
Em outras palavras, são alcançados ganhos operacionais e financeiros, com uma melhoria clara na gestão e uma melhor imagem da empresa perante as autoridades fiscais e stakeholders.
Jerson Prochnow,
CEO Systax
